Très importantes pour toute entreprise, les finances méritent une attention particulière et la prise de résolutions adéquates. Elles impliquent la gestion de plusieurs fonctions telles que les ventes, le paiement des employés, les bureaux, etc. Et avec la vitesse à venir de l’accroissement du volume monétaire, il est évident qu’une comptabilité automatisée est l’unique moyen de parvenir à zéro erreur dans la gestion financière.
Qu’est-ce que la comptabilité automatisée ?
56 % : c’est la proportion à laquelle augmenteraient les transactions monétaires de par le monde au cours des années à venir, selon la British Business Bank. Dans un présent où il est déjà pénible d’assurer les process du taux actuel des transactions, on s’imagine donc aisément ce qu’il en serait lorsque ce taux sera atteint.
En effet, la comptabilité automatisée vise à supprimer tout processus manuel ou mécanique entrant en ligne de compte dans la gestion des finances d’une entreprise. Elle suppose donc une substitution par des processus automatiques, grâce à des logiciels dédiés et sécurisés. Sont concernées :
· La saisie comptable, c’est-à-dire la saisie…
Ø Des factures ;
Ø Des écritures de paie ;
Ø Des écritures comptables ;
Ø Des relevés bancaires ;
Ø Etc.
· La dématérialisation des factures, désormais obligation légale ;
· L’établissement du bilan et du compte de résultat ;
· La gestion de la paie et celle de la TVA ;
· L’édition des devis et des factures ;
· Etc.
Avantages
La comptabilité automatisée, encore appelée robotisation comptable emploie les avancées technologiques et l’intelligence artificielle au profit de la gestion financière.
Gain de temps et meilleure productivité
De ce fait, les erreurs manuelles de saisie induites habituellement par la répétition des processus sont désormais supprimées. Les gestes chronophages devenus absents, un gain de temps considérable est enregistré, au profit des occupations à grande valeur ajoutée pour l’entreprise : la relation client, par exemple.
Les systèmes informatiques remplacent désormais la ressource humaine, en se voyant confiées des tâches. Il s’ensuit une nette amélioration de la productivité, et la réduction des coûts ainsi que des formalités.
Une comptabilité automatisée favorise par ailleurs un meilleur suivi des situations complexes de l’entreprise, par la main d’œuvre désormais plus libre. Mieux, avec l’avantage de l’analyse des données enregistrées, votre entreprise bénéficie d’une visibilité globale sur l’état de vos finances.
Conformité légale, fluide relation comptable-entreprise
L’autre avantage que revêt la robotisation comptable, c’est de garantir la conformité de vos pièces comptables, avec les exigences de la loi. En effet, les outils de numérisation disposent d’options de mise à jour régulières et automatiques qui actualisent systématiquement leurs fonctionnalités selon les principes et normes légaux.
Plus intéressant encore, le comptable ayant accès directement à l’outil de comptabilité automatisée, il est en mesure de mieux suivre vos comptes pour vous offrir une meilleure prestation. Vos rapports à lui n’en sont ainsi qu’améliorés.
Enfin, impliquant par ailleurs une application mobile, vous avez la possibilité d’accéder à vos données comptables, où que vous soyez, à toute heure, depuis votre smartphone ou votre tablette.
Si vous êtes comptable…
Les avantages énumérés dans la section précédente sont ceux dont bénéficient l’entreprise qui automatise sa comptabilité. Voyons à présent ceux qui profitent à l’expert-comptable. On en distingue essentiellement cinq (5).
De la mobilité et de la liberté
Comme pour le responsable de l’entreprise, l’expert-comptable, grâce à une comptabilité automatisée, peut consulter les données régulièrement actualisées, où qu’il se trouve. Y compris lorsqu’il est en déplacement.
De l’interactivité
Il peut d’ailleurs connecter son outil de production comptable aux différentes applications. Ce qui favorise une interactivité appropriée entre ces éléments, dont il suit lui-même le fonctionnement.
De la collaboration et du conseil
Désormais libéré des process fastidieux, l’expert a davantage de temps à consacrer aux conseils et à la gestion de sa relation avec l’entreprise cliente ; avec laquelle il partage une interface commune.
Et de 4…
Si vous êtes expert-comptable, vous gagnez autant en productivité que votre client, grâce à la comptabilité automatisée. Sans oublier les tableaux de bord personnalisés, la sécurisation de vos données comptables et le suivi optimale de vos dossiers.
Quelques outils de numérisation comptabilité
Il existe une pluralité d’outils utilisables pour automatiser la comptabilité des entreprises :
· La reconnaissance visuelle ou vocale ;
· Les chatbots : des programmes informatiques qui imitent une conversation et répondent de manière automatique à des questions ;
· Les technologies Robotic process automation : qui ne sont autres que des robots en mesure de manipuler des données pour donner lieu à des réponses et communiquer avec d’autres systèmes numériques de comptabilité automatisée ;
· La blockchain : une base de données validées et impossibles à falsifier ;
· Etc.
Ce sont là, différents outils ayant pour rôle, selon le cas, de procéder à l’extraction de données des documents numérisés : automatiser la gestion des notes de frais ou d’une facture par exemple.
Ce faisant, ils peuvent induire une validation automatique par principe de comparaison des données en question avec celles contenues dans les documents de l’entreprise, ainsi que les documents établissant les règles de conformité légale.
Par la suite, ils archivent automatiquement les pièces entrant dans la comptabilité automatisée. Voilà l’essentiel à savoir sur l’automatisation de la comptabilité. C’est toute la raison d’être des services d’automatisation de la comptabilité que vous propose Expensya.